Steuerfachangestellte finden: Was Kanzleien heute anders machen sollten

Offene Stellen für Steuerfachangestellte (m/w/d) bleiben in vielen Kanzleien lange unbesetzt. Das liegt selten an einer einzelnen Ursache. Meist greifen ein unscharfes Anforderungsprofil, eine Anzeige ohne Substanz und ein Auswahlverfahren zusammen, das Bewerber warten lässt. Dieser Beitrag zeigt, an welchen Stellen Sie als Kanzleiinhaber ansetzen können.

Das Anforderungsprofil zuerst klären

Vor der Anzeige steht die Frage, welche Aufgaben die Stelle tatsächlich umfasst. „Steuerfachangestellte (m/w/d) für alle Bereiche“ beschreibt keine Stelle, sondern eine Hoffnung. Eine Fachkraft, die Jahresabschlüsse erstellt, hat einen anderen Alltag als eine Kollegin in der Lohnbuchhaltung oder ein Kollege, der Mandanten laufend betreut.

Halten Sie vorab schriftlich fest:

• welche Mandanten die Person betreuen soll (Rechtsform, Branche, Größe),
• ob der Schwerpunkt auf Finanzbuchhaltung, Lohn, Abschlüssen oder Steuererklärungen liegt,
• wie viel Verantwortung gegenüber dem Mandanten vorgesehen ist,
• welche Software im Einsatz ist, insbesondere welche DATEV-Programme,
• welche Fortbildung, etwa zum Steuerfachwirt oder Bilanzbuchhalter, Sie fördern würden.

Ein solches Profil hilft später in jedem Gespräch. Es verhindert, dass Sie jemanden einstellen, der zwar fachlich geeignet ist, aber eine andere Tätigkeit erwartet hat.

Die Anzeige: konkret statt austauschbar

Fachkräfte lesen viele Stellenanzeigen, die sich ähneln. Austauschbare Sätze über ein „dynamisches Team“ und „spannende Aufgaben“ werden überlesen. Was bleibt, sind Angaben, die sich prüfen lassen.

Nennen Sie deshalb die Aufgaben so, wie sie im Alltag anfallen: laufende Buchhaltung für einen festen Mandantenstamm, Vorbereitung der Jahresabschlüsse, Steuererklärungen für Privatpersonen und Unternehmen, Abstimmung mit dem Berufsträger. Beschreiben Sie das Arbeitsmodell ehrlich. Wer mobiles Arbeiten an bestimmten Tagen anbietet, sollte das sagen. Wer es nicht anbietet, spart sich Gespräche, die ohnehin enden würden.

Auch zur Vergütung sollten Sie nicht schweigen. Wer sie offen als Rahmen nennt oder zumindest die Einstufung der Stelle beschreibt, spart beiden Seiten Gespräche ohne Aussicht auf Einigung.

Ebenso gehört die Arbeitsbelastung in eine offene Beschreibung. Jede Kanzlei kennt die Wochen vor den Fristen. Wer erklärt, wie diese Phasen organisiert sind und wie sie ausgeglichen werden, wirkt glaubwürdiger als eine Anzeige, die davon schweigt.

Das Verfahren: Tempo und Verbindlichkeit

Qualifizierte Fachkräfte sind selten ohne Arbeitsplatz. Sie führen Gespräche neben ihrem Beruf und entscheiden sich meist für die Kanzlei, die sich verlässlich und zügig zeigt. Zwei Wochen Schweigen nach einem Erstgespräch wirken wie Desinteresse, auch wenn die Ursache ein voller Kalender zur Fristenzeit ist.

Bewährt hat sich ein schlankes Verfahren:

1. Ein erstes Gespräch, in dem Aufgaben, Mandantenstruktur und Erwartungen offen besprochen werden.
2. Ein zweites Gespräch mit dem Berufsträger und, wenn möglich, mit künftigen Kolleginnen und Kollegen.
3. Eine zeitnahe Rückmeldung, auch bei einer Absage.

Beteiligen Sie auch das Team. Die Kolleginnen und Kollegen wissen am besten, wo Aufgaben liegen bleiben und welche Arbeitsweise im Alltag trägt. Eine Fachkraft, die im Gespräch mit ihnen einen fachlichen Austausch erlebt, gewinnt einen Eindruck, den keine Anzeige vermittelt.

Ein Probearbeitstag kann sinnvoll sein, wenn die Fachkraft ihn ohne Risiko für ihr bestehendes Arbeitsverhältnis wahrnehmen kann. Verlangen Sie ihn nicht, wenn sie dafür Urlaub nehmen müsste oder ihr Arbeitgeber davon erführe.

Wer gerade nicht sucht, kann trotzdem passen

Manche geeignete Fachkräfte reagieren nicht auf Anzeigen. Sie sind angestellt, mit dem Arbeitsplatz weitgehend zufrieden und würden nur für eine Stelle wechseln, die sich fachlich oder persönlich klar verbessert. Diese Menschen erreichen Sie über Empfehlungen, über Netzwerke der Berufsstände und über Vermittler, denen sie vertrauen.

Bei dieser Gruppe zählt Diskretion mehr als bei jeder anderen. Eine Fachkraft, die befürchten muss, dass ihr Arbeitgeber von einem Gespräch erfährt, wird es nicht führen. Behandeln Sie Kontakte deshalb vertraulich, fragen Sie nicht bei ihrem Arbeitgeber nach und geben Sie keine Informationen weiter, ohne dass die Person zugestimmt hat.

Die Einarbeitung beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Scheitert ein Arbeitsverhältnis in der Probezeit, liegt es nicht selten an einer Einarbeitung, die nicht vorbereitet war. Der Rechner ist nicht eingerichtet, die DATEV-Zugänge fehlen, niemand weiß, wer die neue Kollegin einweist.

Klären Sie vor dem Eintritt, wer Ansprechpartner ist und welche Mandate zunächst übernommen werden. Übertragen Sie Mandate schrittweise, statt am ersten Tag alles zu übergeben. Planen Sie in den ersten Wochen feste Rückmeldegespräche ein, in denen offene Fragen zur Arbeitsweise der Kanzlei Platz haben. Jede Kanzlei hat eigene Abläufe bei Belegeingang, Fristenüberwachung und Abstimmung mit dem Berufsträger. Was für Sie selbstverständlich ist, muss für Neue erst sichtbar werden.

Passung vor Geschwindigkeit

Besetzungsdruck ist verständlich, besonders wenn Mandate liegen bleiben und das Team Mehrarbeit trägt. Gerade dann lohnt es sich, nicht die erstbeste Lösung zu wählen.

Wer eine Stelle schnell besetzen will, nimmt oft die erste fachlich brauchbare Bewerbung. Das kann gut gehen. Häufiger entsteht daraus eine Fluktuation, die mehr kostet als eine längere Suche: Zeit für die Einarbeitung, Unruhe bei den Mandanten, Mehrarbeit im Team.

Prüfen Sie darum neben der Fachlichkeit, ob Mandantenstruktur, Arbeitsweise und Kanzleikultur zusammenpassen. Eine Fachkraft, die gern selbstständig mit einem festen Mandantenstamm arbeitet, wird in einer Kanzlei mit stark zentralisierten Abläufen unzufrieden. Umgekehrt braucht jemand, der Anleitung schätzt, ein Umfeld, in dem Fragen willkommen sind.

Sprechen Sie auch über Erwartungen, die selten ausgesprochen werden: wie mit Fehlern umgegangen wird, wie Urlaub in der Fristenzeit geplant ist und welche Entwicklung in den kommenden Jahren möglich ist. Wer hier ehrlich antwortet, vermeidet Enttäuschungen auf beiden Seiten. Ein Gespräch nach den ersten Monaten, in dem beide Seiten Bilanz ziehen, gehört dazu.

Wie wir arbeiten

KanzleiKreis vermittelt Fachkräfte ausschließlich in Festanstellung. Sie lernen nur wenige Personen kennen, deren Profil zu Ihrer Mandantenstruktur und Ihrem Arbeitsmodell passt, und jedes Profil geht nur mit Zustimmung der Fachkraft an Sie. Mehr dazu auf der Seite Für Kanzleien. Wenn Sie eine Stelle besetzen möchten, nehmen Sie Kontakt auf.