Onboarding in der Steuerkanzlei: Die ersten 90 Tage planen

Die erste Zeit nach der Einstellung entscheidet oft darüber, ob eine Fachkraft bleibt. Viele Kanzleien erleben es anders: Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, die Stelle gilt als besetzt, und dann läuft die neue Kollegin zwischen den Fristen mit. Nach wenigen Wochen fehlt ihr der Überblick, nach wenigen Monaten das Vertrauen. Ein Plan für die ersten 90 Tage kostet einen Nachmittag Vorbereitung und erspart viel Frust auf beiden Seiten.

Vor dem ersten Arbeitstag

Die Einarbeitung beginnt, sobald der Vertrag steht. Bis zum Start können Sie vieles klären, was später Zeit kostet:

• Arbeitsplatz, Hardware und Zugänge sind eingerichtet, auch für die Kanzleisoftware und das E-Mail-Postfach.
• Eine feste Ansprechperson steht fest. Sie beantwortet Fragen in den ersten Wochen und ist nicht gleichzeitig der Chef.
• Das Team weiß, wann die neue Kollegin beginnt und was sie übernehmen wird.
• Die Pflicht zur Verschwiegenheit und die Datenschutzunterlagen liegen zur Unterschrift bereit.

Eine kurze Nachricht in der Woche vor dem Start („Wir freuen uns, Sie sind am Montag um neun Uhr hier, bringen Sie bitte den Personalausweis mit") nimmt vielen die Nervosität.

Die erste Woche: ankommen und Überblick gewinnen

Verplanen Sie die erste Woche nicht mit Mandantenarbeit. Wichtiger sind der Überblick über die Kanzlei und die Menschen darin.

Gemeinsam durchgehen sollten Sie die Mandantenstruktur: Wer betreut wen, welche Branchen kommen vor, was gilt in der Fristenzeit? Die neue Fachkraft lernt die Ablage und die Arbeitsabläufe kennen und bekommt die Software gezeigt, auch wenn sie sie schon von früher kennt, denn jede Kanzlei richtet sie anders ein.

Ein Einzelgespräch am Ende der ersten Woche gehört dazu. Fragen Sie, was verständlich war, was fehlt, und ob die Erwartungen aus den Vorstellungsgesprächen zum Alltag passen.

Der erste Monat: erste Aufgaben mit Begleitung

Ab der zweiten Woche übernimmt die Fachkraft erste eigene Arbeiten, am besten aus einem überschaubaren Teil der Mandate. Die Aufgaben sollten so gewählt sein, dass ein Ergebnis in wenigen Tagen sichtbar wird, etwa die laufende Buchhaltung für ein paar Mandanten oder die Vorbereitung einer Steuererklärung.

Wichtig ist, dass die Ergebnisse angesehen und besprochen werden. Wer Arbeit abgibt und nie Rückmeldung bekommt, weiß nicht, ob sie gut war. Rückmeldung kann kurz sein, sie muss aber regelmäßig kommen. Fehler in dieser Phase sind normal und gehören zur Einarbeitung.

Planen Sie ein Gespräch nach etwa 30 Tagen ein. Fragen Sie nach der Arbeitsmenge, der Zusammenarbeit im Team und dem Gefühl, wo sie fachlich steht.

Monat zwei und drei: Verantwortung wächst

Jetzt übergeben Sie Schritt für Schritt eigene Mandate. Besprechen Sie vorher, wer bei Rückfragen zuständig ist und wann die neue Kollegin selbst entscheiden darf. Viele Missverständnisse entstehen, weil niemand gesagt hat, wie viel Eigenständigkeit gewünscht ist.

Fällt in diese Zeit eine Hochphase wie der Jahresabschluss, legen Sie vorher fest, wie sie unterstützt wird und wer Aufgaben übernimmt, wenn es eng wird. Eine neue Fachkraft, die in der ersten Fristenzeit allein gelassen wird, bleibt dem Team lange in schlechter Erinnerung.

Nach etwa 60 und 90 Tagen folgt je ein Gespräch. Im zweiten sprechen Sie offen über die Zusammenarbeit: Was läuft gut, was soll sich ändern, wie geht es weiter? Die Probezeit ist rechtlich begrenzt, Länge und Fristen stehen im Vertrag. Prüfen Sie sie vor der Einstellung.

Typische Fehler

• Die neue Fachkraft sitzt in der ersten Woche allein am Rechner, ohne Ansprechpartner.
• Der Chef ist Ansprechpartner für alles und hat keine Zeit.
• Aufgaben wachsen zu schnell, ohne dass jemand die Ergebnisse prüft.
• Rückmeldungen gibt es nur, wenn etwas schiefgeht.
• Absprachen aus dem Vorstellungsgespräch (Arbeitsmodell, Weiterbildung, Aufgaben) werden nach Vertragsabschluss nicht mehr erwähnt.

Ein einfacher 90-Tage-Plan

1. Vor dem Start: Zugänge, Ansprechperson, Unterlagen.
2. Woche 1: Kennenlernen, Überblick, Einzelgespräch am Freitag.
3. Woche 2 bis 4: erste eigene Aufgaben mit Rückmeldung, Gespräch nach 30 Tagen.
4. Monat 2: erste eigene Mandate, klare Zuständigkeiten, Gespräch nach 60 Tagen.
5. Monat 3: Verantwortung für den vereinbarten Bereich, Gespräch nach 90 Tagen.

Warum die Einarbeitung schon im Auswahlprozess beginnt

Wer im Vorstellungsgespräch erklärt, wie die ersten Wochen aussehen, wirkt glaubwürdiger als jemand, der nur Aufgaben aufzählt. Dazu passt der Beitrag Vorstellungsgespräch in der Steuerkanzlei. Was Fachkräfte vor einem Wechsel wissen wollen, beschreibt Steuerfachangestellte finden: Was zu tun ist.

KanzleiKreis vermittelt Fachkräfte ausschließlich in Festanstellung. Wir sprechen mit Ihnen auch über die Einarbeitung, bevor wir Profile vorstellen. Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie eine Stelle besetzen möchten.