Kanzleiwechsel: So gelingt er diskret und ohne Reibung

Ein Wechsel der Kanzlei ist für Steuerfachangestellte, Steuerfachwirte und Bilanzbuchhalter (m/w/d) eine Entscheidung mit Folgen für Mandanten, Kollegen und den bisherigen Arbeitgeber. Entsprechend vorsichtig gehen viele vor. Dieser Beitrag beschreibt, wie ein Wechsel geordnet verläuft, und zwar aus Sicht der Fachkraft ebenso wie aus Sicht der aufnehmenden und der abgebenden Kanzlei. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Vor der ersten Bewerbung: Was will ich ändern?

Ein Wechsel lohnt sich, wenn er etwas löst. Sortieren Sie zuerst, was Sie an der jetzigen Stelle stört und was Sie behalten möchten. Das kann die Mandantenstruktur sein, der Umfang der Verantwortung, die Entwicklung nach einer Weiterbildung, die Arbeitszeit oder der Umgang im Team.

Halten Sie fest, welche Aufgaben Sie künftig ausüben wollen. Wer gern Jahresabschlüsse erstellt, ist in einer Kanzlei mit Schwerpunkt auf Lohn und laufender Buchhaltung nicht automatisch besser aufgehoben. Wenn Sie wissen, was Sie suchen, führen Sie gezieltere Gespräche und verlieren weniger Zeit mit Stellen, die nicht passen.

Diskretion beginnt bei der Suche

Die größte Sorge vieler Fachkräfte ist, dass der Arbeitgeber vom Wechselwunsch erfährt, bevor etwas entschieden ist. Das Risiko entsteht an alltäglichen Stellen: ein Lebenslauf auf einem öffentlichen Portal, ein Anruf während der Arbeitszeit, eine Frage an die falsche Kollegin.

Einige Grundsätze helfen:

• Verwenden Sie keine dienstlichen Geräte, keine dienstliche Mailadresse und keine Arbeitszeit für die Suche.
• Verteilen Sie Ihre Unterlagen nicht breit. Geben Sie sie nur an Stellen weiter, denen Sie vertrauen, und nur an konkrete Empfänger.
• Klären Sie vor jedem Kontakt, wer Ihr Profil sieht, und lehnen Sie die Weitergabe ab, wenn Sie sie nicht wollen.
• Fragen Sie in Gesprächen nach, wie die Kanzlei mit Informationen über Bewerber umgeht.

Bei KanzleiKreis geht ein Profil nur dann an eine Kanzlei, wenn die Fachkraft vorher ausdrücklich zugestimmt hat. Der aktuelle Arbeitgeber erfährt nichts.

Gespräche mit der neuen Kanzlei

Haben Sie Ihre Ziele geklärt, beginnt die Suche nach Kanzleien, die dazu passen. Auch hier gilt: wenige, gezielte Kontakte statt vieler Bewerbungen.

Führen Sie das erste Gespräch so, wie Sie es mit einem Mandanten führen würden: vorbereitet und klar. Fragen Sie nach der Mandantenstruktur, nach dem Aufbau des Teams, nach Vertretungsregelungen in der Fristenzeit und nach dem Verhältnis zwischen Berufsträger und Mitarbeitern. Fragen Sie auch, warum die Stelle frei ist. Die Antwort sagt oft mehr über die Kanzlei als jede Anzeige.

Sprechen Sie früh offen über Ihre Vorstellungen zu Arbeitsmodell und Weiterentwicklung. Wer erst nach der Zusage über mobiles Arbeiten oder eine geplante Fortbildung redet, gefährdet das Vertrauen, das gerade aufgebaut wurde.

Gespräche lassen sich oft in Randzeiten oder an Urlaubstagen legen. Sagen Sie der Kanzlei, wenn Termine nur eingeschränkt möglich sind. Planen Sie außerdem ein, dass Entscheidungen in Kanzleien oft vom Terminkalender des Inhabers abhängen, besonders vor Fristen. Seriöse Kanzleien zeigen dafür Verständnis.

Kündigungsfrist und Übergabe

Die Kündigungsfrist ergibt sich aus Ihrem Arbeitsvertrag, aus einem gegebenenfalls anwendbaren Tarifvertrag oder aus dem Gesetz. Prüfen Sie die Regelung, bevor Sie einen Eintrittstermin zusagen. Im Einzelfall sollten Sie die Fristen und mögliche Besonderheiten rechtlich prüfen lassen.

Die neue Kanzlei sollte wissen, dass der Eintritt nicht früher möglich ist, als Ihr Vertrag erlaubt. Kanzleien, die diese Grenze respektieren, zeigen, dass sie auch mit eigenen Mitarbeitern korrekt umgehen.

Die Übergabe Ihrer laufenden Arbeit gehört zu einem professionellen Abschied:

• Offene Vorgänge, Fristen und Besonderheiten bei einzelnen Mandanten dokumentieren.
• Ansprechpartner für die Mandanten benennen und die Kollegen einweisen.
• Daten und Zugänge der Kanzlei zurückgeben und keine Mandantendaten mitnehmen.

Wer sauber übergibt, hinterlässt einen guten Eindruck. Gerade in der Fristenzeit zeigt sich, ob eine Übergabe tragfähig ist: Wenn offene Erklärungen und Abschlüsse nachvollziehbar dokumentiert sind, kann das Team ohne Rückfragen an die ausgeschiedene Person weiterarbeiten. Das Berufsfeld ist kleiner, als es scheint.

Wenn der Arbeitgeber es erfährt

Trotz aller Vorsicht kann es passieren, dass der Wechselwunsch bekannt wird. Bleiben Sie dann sachlich. Sie müssen sich nicht rechtfertigen, und Sie müssen auch keine Namen nennen. Ein ruhiges Gespräch, in dem Sie Ihre Beweggründe darlegen, lässt sich später leichter fortsetzen als ein Streit.

Verschwiegenheit und Wettbewerbsfragen

Steuerberater und ihre Mitarbeiter unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit. Sie gilt auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Informationen über Mandanten der bisherigen Kanzlei gehören nicht in Gespräche mit einem künftigen Arbeitgeber.

Manche Arbeitsverträge enthalten außerdem Regelungen zu Wettbewerb oder Mandantenschutz. Ob und in welchem Umfang sie wirksam sind, hängt vom Wortlaut und von den Umständen ab. Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Lassen Sie solche Klauseln im Einzelfall rechtlich prüfen, bevor Sie unterschreiben oder kündigen.

Sprechen Sie mit der neuen Kanzlei offen darüber. Erwartet eine Kanzlei, dass Sie Mandate mitbringen, sollten Sie das ernst nehmen und rechtlich prüfen lassen, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben. Berufsrechtliche und vertragliche Bindungen gegenüber Ihrem bisherigen Arbeitgeber bleiben bestehen.

Die Sicht der abgebenden Kanzlei

Kanzleiinhaber verlieren Mitarbeiter nicht gern, aber Kündigungen lassen sich selten verhindern, wenn die Entscheidung gefallen ist. Was sich beeinflussen lässt, ist der Umgang miteinander in den letzten Wochen. Ein klares Gespräch, eine geordnete Übergabe und ein respektvoller Abschied schützen die Mandantenbeziehung und die Stimmung im verbleibenden Team.

Für die aufnehmende Kanzlei gilt das Gegenstück: Wer eine Fachkraft einstellt, sollte die Loyalität zum bisherigen Arbeitgeber schätzen und nicht ausnutzen. Wer in einem Wechselgespräch nach Mandantendaten fragt, beschädigt die eigene Glaubwürdigkeit.

Wie wir arbeiten

KanzleiKreis begleitet Fachkräfte persönlich und diskret. Wir vermitteln ausschließlich in Festanstellung, für Fachkräfte ist unser Angebot kostenfrei. Sie entscheiden jeweils selbst, welche Kanzlei Ihr Profil sehen darf. Mehr dazu auf der Seite Für Fachkräfte. Wenn Sie über einen Wechsel nachdenken, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.